Nun machen wir mal einen Punkt.

Produktivität ist diejenige Eigenschaft von Aktivität, die eine Organisation ihren Zielen näher bringt. Nachhaltig – also langfristig selbsttragend – ist eine Produktivitätssteigerung, wenn sie ganzheitlich erfolgt und die Bedürfnisse der Organisation und der Mitarbeiter integriert. Die aufgeführten Ansatzpunkte folgen diesem Paradigma und sorgen für langfristigen Mehrwert für Organisation und Mitarbeiter.

Die Ansatzpunkte sind keine abschließende Aufzählung, sondern aus Erfahrung die Bereiche, die größtes Nutzenpotenzial versprechen. Neben der Erläuterung finden Sie konkrete Ansatzpunkte, die bei der Umsetzung Beachtung finden sollten.

In einer Organisation fallen eine Vielzahl von Aktivitäten an, die mit viel Energie umgesetzt werden. Dabei ist nicht immer klar, ob sie auch produktiv sind, d.h. die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele weiter bringt. Mit der transparenten Zuordnung von Aufgaben zu den Zielen der Organisation wird wirkliche Produktivität erreicht und die Mitarbeiter werden durch einen klaren Kontext für ihre Arbeit motiviert.

Ansatzpunkte:

  • Zielfindung, -definition und -priorisierung
  • Kommunikation der Ziele an alle Mitarbeiter
  • Auswahl von Indikatoren zur Überwachung der Zielerreichung
  • Einführung von Management-Systemen (z.B. für ISO-Zertifizierungen)

Prozesse beschreiben eine Abfolge von Aktivitäten, die ein gewünschtes Ergebnis erzeugen sollen. In machen Organisationen gibt es wenig "gelebte" Prozesse und in anderen wird für alles ein Prozess definiert. Das richtige Maß an Umfang und Tiefe der Prozessdokumentation in Verbindung mit konsequenter Prozesssteuerung und kontinuierlicher Optimierung macht den hierfür erforderlichen Aufwand zur echten Investition in zusätzliche Produktivität. Die Erfahrung der Mitarbeiter aus der Umsetzung wird konsequent als Verbesserungsimpuls erhoben und integriert.

Ansatzpunkte:

  • Identifikation relevanter Rollen und Prozesse
  • Kommunikation an alle Mitarbeiter
  • Change-Management
  • Prozessoptimierung
  • Prozesssteuerung mittels Kennzahlen (Kosten, Durchlaufzeiten, Ergebnis-Qualität, Risiken)
  • Fehler-Kultur als Ausgangspunkt für Verbesserungen
  • Betriebliches Vorschlagswesen

Arbeiten mit „Methode“ erleichtert die Umsetzung von Aktivitäten, und viele Mitarbeiter nutzen Methoden bereits auf Basis ihrer eigenen Erfahrung oder durch angebotene Trainings der Organisation. Der Anteil an Aktivitäten ohne methodische Unterstützung bleibt ohne systematische Erhebung und Verbreitung von Methodenwissen in der Organisation jedoch gering. Methoden für Arbeit, Kommunikation, Führung und Entrepreneurship werden erhoben und in einem Methodenportal allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Ein nicht zu unterschätzender Mehrwert für die Gesamtproduktivität der Organisation und ein guter Beitrag für die Mitarbeiterentwicklung.

Ansatzpunkte:

  • Strukturierter Methodenkatalog
  • Identifikation individueller Methoden
  • Erstellung von Lerneinheiten (5-15 Minuten)
  • Feedback zu Lerneinheiten und Wirkungsgraden
  • Motivation durch Gamification

Es gibt verschiedene Typisierungen von Mitarbeitern, die eine kompakte Einschätzung ihrer Fähigkeiten und Neigungen ermöglicht und bei der richtigen Aufgabenzuweisung unterstützt. Eine mögliche Typisierung ist z.B. „Künstler“, „Technokrat“ und „Handwerker“. Wem würden die Aktivitäten „Porträt malen“, „Kamin bauen“ und „Steuererklärung anfertigen“ wohl zugeordnet werden? Intuitiv wird klar, dass die Steuererklärung des Künstlers Nachbearbeitungsbedarf erzeugt, der Kamin des Technokraten zu hohen Auswahl- und Planungsaufwand enthält und das Porträt des Handwerkers keinen Platz im Foyer finden wird. Durch das breite Verständnis dieser Zusammenhänge und der dadurch optimierten Aufgaben/Mitarbeiter-Zuordnung werden erhebliche Potenziale freigesetzt und die Mitarbeiter durch auf sie zugeschnittene Aufgaben motiviert.

Ansatzpunkte:

  • Auswahl einer geeigneten Typisierung
  • Erstellung von Kommunikationsmaterial
  • Change-Management
  • Führungskräfte-Coaching
  • Erfolgs-Monitoring

Mitarbeiter benötigen 7-12 Minuten, um sich in eine Tätigkeit vollständig hineinzudenken und produktiv an ihr zu arbeiten. Jede weitere Minute bleibt hochproduktiv. Durch institutionalisierte Unterbrechungen (Mails, Telefon, Meetings) wird dieser "Flow" unterbrochen und muss von Neuem erreicht werden. Durch einfache Maßnahmen kann ein Umfeld geschaffen werden, dass Unterbrechungen vermeidet und Aufgaben mit höherer Qualität in kürzerer Zeit ermöglicht. Neben der dadurch gewonnenen Produktivität erfährt der Mitarbeiter motivierend sein eigenes Leistungspotenzial und schont seine Gesundheit.

Ansatzpunkte:

  • Erhebung des Status quo
  • Identifikation von Maßnahmen
  • Erstellung einer Etikette
  • Change-Management
  • Erfolgs-Monitoring

Viele Aufgaben erfordern einen Kanon an Fähigkeiten. Dies wird häufig dadurch gelöst, dass verschiedene Mitarbeiter mit den jeweiligen Fähigkeiten als Team aktiv werden. Die Teamarbeit erfordert jedoch Abstimmung und Koordination, also unproduktive Aktivität in Bezug auf die Lösung der Aufgabe. Werden Mitarbeiter-Potenziale systematisch erkannt und gefördert, erweitert sich der Kanon an Fähigkeiten je Mitarbeiter und komplexere Aufgaben können durch einen Mitarbeiter umfassend bearbeitet werden.

Ansatzpunkte:

  • Persönlichkeits-Coaching
  • Potenzial-Erkennung und -entwicklung
  • Katalog der Fähigkeiten und Soft-Skills
  • Entwicklung und Anwendung von Karriere-Pfaden

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann je nach Komplexität des Aufgabengebietes 1 bis 12 Monate in Anspruch nehmen. Einarbeitungszeit ist unproduktiv für den neuen Mitarbeiter und den Einarbeiter. Daher sollte der Anteil dieser Zeit an der Gesamtbeschäftigung eines Mitarbeiters möglichst gering gehalten werden. Ein Auswahlprozess, der sich an der notwendigen Befähigung der Organisation ausrichtet, und eine geringe Fluktuation, die durch hohe Arbeitszufriedenheit entsteht, leisten wertvolle Beiträge zur kontinuierlichen Steigerung der Gesamtproduktivität.

Ansatzpunkte:

  • Erhebung der aktuellen und der benötigten Befähigung der Organisation
  • Gap-Analyse
  • Kriterien für die Mitarbeiter-Auswahl
  • aktive Hebung vorhandener Potenziale

Schauen Sie weiter im Bereich Kompetenz, um die Anforderungen an Expertise für die Veränderung Ihrer Organisation zu sehen.